合 理 訂 貨
一． 相關概念：
1． 訂貨周期：從此次下單到下次下單的間隔時間
2． 庫存周轉率：單位時間內庫存周轉的次數；計算方法：銷售成本/平均庫存；
3． 安全庫存（最低庫存）：商品保障賣場陳列飽滿的最小陳列需求量
4． 物流模式：分為直送、直通、配送三種：
①、直送：
各門店下單后供貨商憑訂單直接將商品送門店收貨課收貨；
是目前我們公司購物廣場的主要物流模式；
②、直通：
各門店下單后供貨商按單將貨送至配送中心，配送中心再將貨物原封不動的調至下單門店；
此種物流模式在購物廣場、標準店及生鮮超市均存在；
③、配送：
總部采購課長下單，貨存配送中心，門店根據銷售直接下調撥單即可。
此種物流模式是標準店的主要物流模式；
二．訂貨時需考慮的因素：
⑴ 銷售因素：暢滯銷程度；日銷售、周銷售預估；
⑵ 庫存因素：現有庫存量；
⑶促銷因素：公司或供應商是否有相應的促銷活動（買贈、抽獎、換購等）；
⑷變價因素：是否有特價促銷或促銷結束后價格回調；是否有市調后價格調低或調高等；
⑸陳列因素：是否有堆頭N架陳列；是否有其它特殊陳列（掛網、展示架等）；是否有陳列面的擴大或縮小等；
⑹節假日因素：元旦、春節、“五。一”、端午節、“十。一”、中秋節等；
⑺季節、氣候因素：四個季度中商品的暢滯銷轉化；下一階級的天氣趨勢等；
(8)倉儲成本：庫存量越大所投入的人力成本及租金成本將加大且損耗將加大；
（9）斷貨分析：上一階級缺貨的原因分析，針對原因改變訂貨量，如顧客訂貨，商品生命周期的變化（導入期逐步進入到成長期）等。
三．訂貨數量的計算方法：
訂貨量=（訂貨周期+到貨間隔日期）*日均銷售量+安全庫存-現有庫存
說明：1。日均銷量并非固定數字，要充分考慮以上“訂貨需考慮的因素”；
2．要對除排面陳列以外的其它陳列位及庫存區的存貨有充分的熟悉；
四．目前訂貨存在的問題：
1． 盲目訂貨：
① 訂貨人員對銷售、現有庫存最基本的因素不了解，更未考慮其它影響訂貨的因素，導致訂貨量的不合理，最終出現缺貨或庫存積壓；
② 在系統中直接選擇供應商商品明細將所有商品進行補貨，導致有部分供應商已不生產或不供貨的商品仍然下單；
2． 無計劃性訂貨：訂貨沒有固定每周的每天訂哪些供應商的貨，而是發現排面哪里缺貨或即將缺貨了才訂貨，或者等到供應商找來了才訂貨；以上兩點極容易造成暢銷品的丟失；
3． 人情或金錢訂貨：
4． 訂貨成本過大：因為存在盲目訂貨、無計劃性的訂貨及人情或金錢訂貨等現象，所以員工經常性奔波于賣場和辦公室之間，導致人力加大，同時也導致了其它成本的加大，如通訊、辦公費用等，甚至員工養成了借機逗留辦公室的不良工作風氣；
五．缺貨管理：
1． 每日進行缺貨統計，分析缺貨原因，針對原因，采取措施杜絕以后再次缺貨；
2． 及時補貨并時刻跟進；
3． 有效利用缺貨標識，杜絕長時間缺貨或因缺貨而導致單品丟失。
六．設立補貨員崗位：
（一）。目的和意義：為了規范各區的補貨工作，保障補貨的合理性及科學性，有效控制庫存結構，使商品庫存合理化、規范化，同時減少課內其他人員在辦公室的滯留時間，提高工作效率，特設立補貨員崗位。
（二）。補貨員職責：
1、 負責各課正常訂貨的合理進行，經常觀察庫存金額，保證庫存結構的合理性、科學性，對存在的問題及時反饋區域經理；
2、 負責各課海報商品的首批訂單的訂貨（由各課長填報數量）且及時跟進其到貨情況和陳列情況（必須按采購要求陳列）；
3、 負責各課每檔的促銷商品及店內所做的促銷商品的首批訂貨（由各課長填報數量）且及時跟進其到位情況；
4、 負責跟進各課每天所提報的斷貨商品明細的原因，及時反饋至相關課或相關供應商進行解決，對因我方原因或供應商存在的較大問題而導致的斷貨須及時反饋至區域經理；
5、 負責各課退貨單的制作和打印；
6、 完成區域經理安排的其它工作；
（三）、補貨流程：
一、各課先將課內所有供應商細分至每周的每日進行有計劃的補貨，同時將賣場內各品類商品按貨架號進行區域劃分，將每條貨架責任到人，實行排面管理，由排面管理員書寫手工訂單，各排面管理員只能下自已所負責區域的商品；
二、手工訂單由排面管理員簽字后于每日上午9點交本課課長進行審核且簽字后方可生效；
三、課長簽字后于每日上午10點前將手工訂單交補貨員進行下單，補貨人員再根據實際情況，補進貨源。
四、補貨員收到手工訂單后開始操作系統訂貨：進入營運管理系統——采購計劃——制定采購計劃——在新訂單中選擇課別——點擊新增——修改日期——保存新增——雙擊新增單號——錄入補貨商品——采購分解——列表找出所訂單據打印——審核——傳真；
五、補貨員傳真訂單后再電話確認供應商是否收到清晰訂單，并作好相應記錄。
（四）、注意事項：
1．手工訂貨單的書寫要求：手工訂單在填寫時必須完整填寫以下內容：課別、供應商、日期、商品名稱、規格、、排面現有庫存、周銷售評估、訂貨量，其他要求填寫在備注欄，如碼數的要求等：
（1）、供貨商、日期：注明供貨商便于補貨員、課長將手工訂貨單整理歸類，加快工作效率；注明日期便于補貨員、課長進行單據查詢、貨源跟蹤；
（2）、商品條碼：條碼書寫要正確清晰，由于標價簽會因打印模糊可能使某些數字難以辨認（如3和8、6和0、7和1等），所以原則上要求見實物抄寫條碼；不可只抄寫后六位條碼
（3）、品名、規格：品名規格書寫必須和標價簽品名保持一致，當出現條碼錯誤和斷貨情況時，只有品名和電腦資料保持一致，才能查詢出正確的條碼，進行補貨；
（4）、單位、數量：單位務必精確到最小計量單位，如個、條、包、盒、瓶等，而不應使用箱、件、袋等計量單位，因為實際情況中有少部分商品的實際包裝規格數量與電腦資料并不吻合，用模糊的箱、件等計量單位將使該部分商品的到貨量與補貨量不一致，造成貨源不足或庫存積壓的現象發生；數量填寫應按照實際包裝規格的倍數進行增減換算。
2．各課告知各供應商具體補貨日期并在收到補貨單后三日內必須送貨；
3、每天查看庫存存貨后再寫訂單，避免造成庫存積壓；
4、一個供應商原則上一周只允許補一次貨，個別大廠商或非常暢銷的商品允許一周下兩次單（堆頭、N架除外）；
5、了解每一天部門銷售情況和庫存金額，力爭將補貨控制在合理范圍內；
6、堆頭N架商品的補貨根據商品性質由相關商品的排面管理員負責補貨工作；
7、堆頭端架商品應每周定期跟進，原則上下單時間為每周一、三、五下單且及時跟進到位，堆頭商品補貨原則上以上滿陳列的同時保證三天銷售為依據；
8、商品訂貨時應注意含稅進價是否調整、數量是否有限、訂量大是否有優惠、活動期限等情況；
9、補貨當天由補貨員逐一落實訂單是否傳至供應商處，如未傳到及時重傳；
10、下單后各課長及排面管理員、補貨員都需及時跟進貨源到貨狀況，對未送貨、少送貨及送貨品種不全等問題須及時反饋、跟進、解決；
11、訂單送貨后有部分未送查明原因并及時采取補救措施，且知會相關課長或分區經理跟進處理；
12、所有手工訂單交補貨員時應由其在手工單上簽字，下完單后回傳至各課長，由各課長傳各排面管理員保存一周時間，以方便斷貨后查明原因，追究相關人員的相應責任。
13、各課每日統計缺貨商品并于每日上午10：00前將缺貨明細（注明缺貨原因）交補貨員查明原因并跟進貨源。
建議：完善系統模塊，在訂貨時能看到現有庫存、日銷售、周銷售及月銷售等數據，為保障訂貨合理性提供良好的數據參考
一． 相關概念：
1． 訂貨周期：從此次下單到下次下單的間隔時間
2． 庫存周轉率：單位時間內庫存周轉的次數；計算方法：銷售成本/平均庫存；
3． 安全庫存（最低庫存）：商品保障賣場陳列飽滿的最小陳列需求量
4． 物流模式：分為直送、直通、配送三種：
①、直送：
各門店下單后供貨商憑訂單直接將商品送門店收貨課收貨；
是目前我們公司購物廣場的主要物流模式；
②、直通：
各門店下單后供貨商按單將貨送至配送中心，配送中心再將貨物原封不動的調至下單門店；
此種物流模式在購物廣場、標準店及生鮮超市均存在；
③、配送：
總部采購課長下單，貨存配送中心，門店根據銷售直接下調撥單即可。
此種物流模式是標準店的主要物流模式；
二．訂貨時需考慮的因素：
⑴ 銷售因素：暢滯銷程度；日銷售、周銷售預估；
⑵ 庫存因素：現有庫存量；
⑶促銷因素：公司或供應商是否有相應的促銷活動（買贈、抽獎、換購等）；
⑷變價因素：是否有特價促銷或促銷結束后價格回調；是否有市調后價格調低或調高等；
⑸陳列因素：是否有堆頭N架陳列；是否有其它特殊陳列（掛網、展示架等）；是否有陳列面的擴大或縮小等；
⑹節假日因素：元旦、春節、“五。一”、端午節、“十。一”、中秋節等；
⑺季節、氣候因素：四個季度中商品的暢滯銷轉化；下一階級的天氣趨勢等；
(8)倉儲成本：庫存量越大所投入的人力成本及租金成本將加大且損耗將加大；
（9）斷貨分析：上一階級缺貨的原因分析，針對原因改變訂貨量，如顧客訂貨，商品生命周期的變化（導入期逐步進入到成長期）等。
三．訂貨數量的計算方法：
訂貨量=（訂貨周期+到貨間隔日期）*日均銷售量+安全庫存-現有庫存
說明：1。日均銷量并非固定數字，要充分考慮以上“訂貨需考慮的因素”；
2．要對除排面陳列以外的其它陳列位及庫存區的存貨有充分的熟悉；
四．目前訂貨存在的問題：
1． 盲目訂貨：
① 訂貨人員對銷售、現有庫存最基本的因素不了解，更未考慮其它影響訂貨的因素，導致訂貨量的不合理，最終出現缺貨或庫存積壓；
② 在系統中直接選擇供應商商品明細將所有商品進行補貨，導致有部分供應商已不生產或不供貨的商品仍然下單；
2． 無計劃性訂貨：訂貨沒有固定每周的每天訂哪些供應商的貨，而是發現排面哪里缺貨或即將缺貨了才訂貨，或者等到供應商找來了才訂貨；以上兩點極容易造成暢銷品的丟失；
3． 人情或金錢訂貨：
4． 訂貨成本過大：因為存在盲目訂貨、無計劃性的訂貨及人情或金錢訂貨等現象，所以員工經常性奔波于賣場和辦公室之間，導致人力加大，同時也導致了其它成本的加大，如通訊、辦公費用等，甚至員工養成了借機逗留辦公室的不良工作風氣；
五．缺貨管理：
1． 每日進行缺貨統計，分析缺貨原因，針對原因，采取措施杜絕以后再次缺貨；
2． 及時補貨并時刻跟進；
3． 有效利用缺貨標識，杜絕長時間缺貨或因缺貨而導致單品丟失。
六．設立補貨員崗位：
（一）。目的和意義：為了規范各區的補貨工作，保障補貨的合理性及科學性，有效控制庫存結構，使商品庫存合理化、規范化，同時減少課內其他人員在辦公室的滯留時間，提高工作效率，特設立補貨員崗位。
（二）。補貨員職責：
1、 負責各課正常訂貨的合理進行，經常觀察庫存金額，保證庫存結構的合理性、科學性，對存在的問題及時反饋區域經理；
2、 負責各課海報商品的首批訂單的訂貨（由各課長填報數量）且及時跟進其到貨情況和陳列情況（必須按采購要求陳列）；
3、 負責各課每檔的促銷商品及店內所做的促銷商品的首批訂貨（由各課長填報數量）且及時跟進其到位情況；
4、 負責跟進各課每天所提報的斷貨商品明細的原因，及時反饋至相關課或相關供應商進行解決，對因我方原因或供應商存在的較大問題而導致的斷貨須及時反饋至區域經理；
5、 負責各課退貨單的制作和打印；
6、 完成區域經理安排的其它工作；
（三）、補貨流程：
一、各課先將課內所有供應商細分至每周的每日進行有計劃的補貨，同時將賣場內各品類商品按貨架號進行區域劃分，將每條貨架責任到人，實行排面管理，由排面管理員書寫手工訂單，各排面管理員只能下自已所負責區域的商品；
二、手工訂單由排面管理員簽字后于每日上午9點交本課課長進行審核且簽字后方可生效；
三、課長簽字后于每日上午10點前將手工訂單交補貨員進行下單，補貨人員再根據實際情況，補進貨源。
四、補貨員收到手工訂單后開始操作系統訂貨：進入營運管理系統——采購計劃——制定采購計劃——在新訂單中選擇課別——點擊新增——修改日期——保存新增——雙擊新增單號——錄入補貨商品——采購分解——列表找出所訂單據打印——審核——傳真；
五、補貨員傳真訂單后再電話確認供應商是否收到清晰訂單，并作好相應記錄。
（四）、注意事項：
1．手工訂貨單的書寫要求：手工訂單在填寫時必須完整填寫以下內容：課別、供應商、日期、商品名稱、規格、、排面現有庫存、周銷售評估、訂貨量，其他要求填寫在備注欄，如碼數的要求等：
（1）、供貨商、日期：注明供貨商便于補貨員、課長將手工訂貨單整理歸類，加快工作效率；注明日期便于補貨員、課長進行單據查詢、貨源跟蹤；
（2）、商品條碼：條碼書寫要正確清晰，由于標價簽會因打印模糊可能使某些數字難以辨認（如3和8、6和0、7和1等），所以原則上要求見實物抄寫條碼；不可只抄寫后六位條碼
（3）、品名、規格：品名規格書寫必須和標價簽品名保持一致，當出現條碼錯誤和斷貨情況時，只有品名和電腦資料保持一致，才能查詢出正確的條碼，進行補貨；
（4）、單位、數量：單位務必精確到最小計量單位，如個、條、包、盒、瓶等，而不應使用箱、件、袋等計量單位，因為實際情況中有少部分商品的實際包裝規格數量與電腦資料并不吻合，用模糊的箱、件等計量單位將使該部分商品的到貨量與補貨量不一致，造成貨源不足或庫存積壓的現象發生；數量填寫應按照實際包裝規格的倍數進行增減換算。
2．各課告知各供應商具體補貨日期并在收到補貨單后三日內必須送貨；
3、每天查看庫存存貨后再寫訂單，避免造成庫存積壓；
4、一個供應商原則上一周只允許補一次貨，個別大廠商或非常暢銷的商品允許一周下兩次單（堆頭、N架除外）；
5、了解每一天部門銷售情況和庫存金額，力爭將補貨控制在合理范圍內；
6、堆頭N架商品的補貨根據商品性質由相關商品的排面管理員負責補貨工作；
7、堆頭端架商品應每周定期跟進，原則上下單時間為每周一、三、五下單且及時跟進到位，堆頭商品補貨原則上以上滿陳列的同時保證三天銷售為依據；
8、商品訂貨時應注意含稅進價是否調整、數量是否有限、訂量大是否有優惠、活動期限等情況；
9、補貨當天由補貨員逐一落實訂單是否傳至供應商處，如未傳到及時重傳；
10、下單后各課長及排面管理員、補貨員都需及時跟進貨源到貨狀況，對未送貨、少送貨及送貨品種不全等問題須及時反饋、跟進、解決；
11、訂單送貨后有部分未送查明原因并及時采取補救措施，且知會相關課長或分區經理跟進處理；
12、所有手工訂單交補貨員時應由其在手工單上簽字，下完單后回傳至各課長，由各課長傳各排面管理員保存一周時間，以方便斷貨后查明原因，追究相關人員的相應責任。
13、各課每日統計缺貨商品并于每日上午10：00前將缺貨明細（注明缺貨原因）交補貨員查明原因并跟進貨源。
建議：完善系統模塊，在訂貨時能看到現有庫存、日銷售、周銷售及月銷售等數據，為保障訂貨合理性提供良好的數據參考
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本文來源： 超市如何實行合理訂貨制
